Espero que te encuentres muy bien a pesar de la actual cuarentena mundial y que si estás pensando en aprovechar esta situación para administrar mejor tu tiempo, cumplir con esos objetivos pendientes o ser más productivo; a continuación, te compartiré algunos consejos simples y prácticos para optimizar el uso de tu agenda y que te ayudarán a lograr dichas metas.

1. Mantenlo Simple

En algún momento de mi vida llegué a tener 2 o 3 agendas físicas al mismo tiempo: una pequeña que pudiese llevar en el bolsillo y registrar las reuniones o eventos que se generaban en días de ocio en los que no llevaba maletín, una un poco más grande para los días de trabajo o estudio que podía llevar en mi mochila y una en mi escritorio en casa que me servia como respaldo. Como bien estás pensando, el mantener actualizadas las 3 agendas me quitaba demasiado tiempo y a veces no podía “sincronizar la información” entre ellas.

Por ello, opté por usar una única agenda para organizar mis actividades diarias, semanales y mensuales. Ahora que tenía un solo medio de registro para mis actividades resultaba mucho más sencillo tenerlas ordenadas y para esto no usé una “agenda tradicional”, sino una simple libreta de tapa dura que me permitía usar el formato y distribución que yo quisiera.

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Foto de Thorn Yang en Pexels

Con esto me refiero a que no necesitas un elaborado o complejo sistema para llevar un control de tus tareas o eventos; tampoco es necesario que tengas una agenda super cara u ornamentada si esta no te ayuda o te facilita el registro de información, pues con una simple libreta y un lapicero puedes crear tu propio sistema

2. Ordena el Cómo Registras Tu Información

Si bien el centralizar toda mi información en una sola agenda era mucho más práctico y me ahorraba tiempo, aún sentía que no era lo más óptimo pues podría perder o estropear aquella agenda física; esto sin mencionar que terminaba por convertirla en un bullet journal (lo cual me exigía algo más de tiempo uno que otro día durante el mes).

Por esa razón migre a las Calendar apps (probé varias aplicaciones en verdad) siendo Google Calendar la que más se ajustó a mis necesidades, sin mencionar que tenía integración con otras apps de productividad y extensiones. Con esta aplicación gratuita, que vengo usando desde hace unos 8 años aproximadamente, he logrado manejar de manera más efectiva mis horarios; además, que por su formato me obligaba a definir una forma ‘estandarizada’ para ingresar mi información, sin perder aspectos importantes en la personalización como la priorización o catalogado de actividades y tareas.

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3. Sé Realista con los plazos

Con este último punto me refiero a que definas tiempos apropiados (no ajustados) para el desarrollo de proyectos, tareas y/o reuniones; siempre dejando espacios para un necesario descanso. Este tipo método/tip es parte de una técnica llamada time-blocking, que permite agrupar, programar y asignar tiempo a cada una de nuestras actividades. Algunas prácticas comunes en el time-blocking son el dejar un intervalo de unos 15min de descanso entre tarea y tarea (asumiendo que se desempeñan en el mismo lugar) y otra es el añadir tiempo extra, por ejemplo si consideras que una tarea te tomará 30min tú le debes asignar unos 45min o si tienes una reunión que consideras que durará 45min, le asignas 1hora con 15min, apróximadamente.

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El tiempo adicional que asignas a tus tareas no es, necesariamente, para que te relajes o te tomes más tiempo para desarrollarlas, sino para que en caso de alguna contingencia o cambio de planes, tengas una ‘ventana de tiempo’ para adaptarte y enfrentar la situación.

Espero que estos consejos te hayan resultado de mucha ayuda y que ayuden a disminuir tu estrés. Recuerda suscribirte a este blog si te interesan estos temas y seguirme en mis redes para mayor contenido. Siéntete libre de enviarme cualquier consulta, sugerencia o si requieres ayuda con tu emprendimiento puedes escribirme directamente a aurelio.denegri@10percentlife.blog o adenegri@lapaltamarketing.com, te deseo un excelente día.